Les bonnes pratiques pour protéger les données des agents immobiliers et de leurs clients

Contrats en ligne, pièces d'identité, données personnelles... chaque jour, les professionnels de l'immobilier échangent des données sensibles. Avec la crise sanitaire, la dématérialisation s'est démocratisée et devient la norme pour certains usages qui font assurément gagner en termes de temps et d'efficacité.

Dématérialiser, c'est aussi prendre des risques au niveau de l'exposition et de la fuite des données. Comme d'autres secteurs dans le monde, les entreprises, travaillant dans l'immobilier, doivent se protéger des cyberattaques afin de protéger leurs données et celles de leurs clients.

Des outils pour un maximum de sécurité

Afin de garantir un maximum de sécurité pour l'agence mais également ses clients, il est essentiel d'utiliser des mots de passe solides pour les messageries, les logiciels CRM, les plateformes de signature électronique. En effet, quand les mots de passe sont faibles, les escrocs exploitent cette faille en premier. Il ne faut donc pas hésiter à utiliser de longs mots de passe, uniques et complexes, avec des chiffres, des lettres, des majuscules et des caractères spéciaux. Ces mots de passe doivent être également changés régulièrement, par exemple chaque trimestre. Afin de renforcer encore plus la sécurité des mots de passe, il est conseillé d'activer l'authentification à deux facteurs (FA).

Les accès peuvent également être stockés de manière sécurisée par les gestionnaires de mots de passe. Des mots de passe difficiles sont générés par ces outils et sont conservés dans un coffre-fort numérique. Pour les agents immobiliers, amenés à utiliser plusieurs plateformes en ligne, cette sécurité est particulièrement utile.

Quand les agents immobiliers ne sont pas dans leur agence et travaillent à l'extérieur, par exemple dans un Co-living, un coworking ou chez un client, ses données peuvent être interceptées sur des réseaux de Wi-Fi publics. Il est donc conseillé d'utiliser un Vitual Private Network, plus simplement appelé VPN, afin de protéger les échanges sur internet, en masquant son adresse IP et en chiffrant la connexion. Le VPN s'avère en effet indispensable car il évite aux pirates de pouvoir intercepter des données et informations sensibles quand les professionnels sont en déplacement. Son rôle est de protéger les échanges avec les clients sur des plateformes de gestion immobilières, de sécuriser les connexions aux logiciels métiers, comme les plateformes de signature électronique ou CRM, et de permettre d'accéder en toute sécurité aux sites professionnels, notamment lors des déplacements à l'étranger.

Attention aux liens sur les mails et SMS

Qui n'a jamais été tenté aujourd'hui de cliquer sur un lien provenant d'un mail que l'on croyait bienveillant ? Les tentatives de phishing sont fréquentes et touchent aussi le monde de l'immobilier. Les attaques par hameçonnages prennent la forme d'emails ou de SMS qui usurpent l'identité d'un partenaire de confiance (banque, plateforme immobilière, notaire...) pour inciter à cliquer et à fournir des informations personnelles. Il est indispensable de toujours vérifier l'adresse de l'expéditeur, de ne pas cliquer sur un lien suspect, et de contacter la personne au moindre doute. Les équipes doivent être sensibilisées afin de reconnaître les tentatives de phishing qui peuvent aussi déstabiliser les comptes clients et les transactions en cours.

Comme pour le matériel personnel, les équipements professionnels doivent aussi se prémunir d'outils adaptés pour assurer la sécurité. Cela concerne les smartphones, les logiciels et les ordinateurs professionnels. Il est conseillé d'installer un antivirus fiable sur ces appareils, qu'ils soient utilisés dans les locaux de l'agence, en télétravail, ou lors des déplacements. Régulièrement, il faut mettre à jour les logiciels et les systèmes d'exploitation pour faire face aux vulnérabilités. Sur les ordinateurs comme sur les téléphones, chiffrer les données rend les fichiers illisibles en cas de vol, sans la clé de déchiffrement.

Que ce soit en cas de panne d'un matériel informatique ou lors d'une cyberattaque, les professionnels peuvent perdre des mois, voire des années de travail, en quelques secondes. Il faut donc mettre en place des sauvegardes automatiques pour les fichiers importants (documents administratifs, contrats, devis...) et conserver ces sauvegardes dans plusieurs endroits sécurisés pour faciliter la récupération de ces données en cas de problème.