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Les clés baladeuses : quelles précautions ?

Vous venez d'obtenir un mandat de mise en vente : bravo !!!

De surcroit, le propriétaire vous fait confiance, et comme il est souvent absent, il vous a confié un trousseau de clés pour les visites : double bravo !!!

Vous allez maintenant pouvoir honorer votre part du contrat : trouver un acheteur intéressé et solvable pour ce logement.

Mais quid de la responsabilité qui va avec la possession de ces clés ?

Premier principe : l'agent immobilier (ou son représentant) doit savoir à chaque instant où sont les clés confiées.

Deuxième principe : il doit s'assurer qu'elles ne se seront pas utilisées à mauvais escient, ou par des personnes n'étant pas autorisées à pénétrer dans les lieux. En effet, dès que l'agent immobilier dispose des clés, il a juridiquement « la garde de la chose » mise en vente.

Voici quelques situations vécues chez des clients :
- Revisite par des acheteurs potentiellement intéressés, sans être accompagnés par un représentant de l'agence, avec destruction des revêtements de sol en moquette : « ben oui, on voulait s'assurer de ce qu'il y avait dessous... »
- Compromis de vente signé, les acheteurs souhaitent des devis pour des travaux futurs. Le négociateur remet les clés aux artisans sur demande de ces derniers. Le charpentier monte dans le grenier pour vérifier le travail à réaliser, et fait une chute grave en se penchant par la gerbière.
- Récupération des clés par le conjoint, alors qu'un divorce conflictuel est en cours, et que le juge a interdit sa présence dans le domicile familial : « je suis tout aussi propriétaire de la maison que ma compagne, regardez sur le titre. Je veux avoir les clés ».
- Organisation d'une petite fête autour de la piscine par le fils de l'agent immobilier : « tu comprends Papa, c'est une résidence secondaire, les propriétaires ne viennent jamais en cette saison, ça ne peut pas les gêner ».
- Une famille s'est « mise à l'abri pour l'hiver » en changeant le barillet du studio visité pour une demande de location. L'agent immobilier lui avait remis les clés avec l'adresse, pour une visite en autonomie, en échange de la signature d'un bon de visite et du dépôt d'une carte d'identité...
- La clé a été perdue lors d'une visite : c'est ballot... l'adresse du bien est écrite sur le porte-clés... On est mal. Serrure de sécurité à changer et 5 doubles à commander...

Bref... Vous le comprenez, il n'est aucunement possible pour l'agent immobilier, ou son représentant (agent commercial y compris) de se dédouaner de sa responsabilité en cas de mauvaise gestion des clés.

Il y a donc lieu de mettre en place une organisation efficace et pérenne.

1. Signer une reconnaissance de « remise de clés » au propriétaire, détaillant le nombre de clés, et l'autorisation ou non, d'en effectuer des copies. Une photo du trousseau complet, annexé à ce document, est un élément utile.

2. Mettre en place un système de classement des clés, sans l'adresse des biens évidemment, avec des codes couleurs et des suites de chiffres et lettres, permettant de distinguer les types de biens, et le type de mandat (gestion, location ou transaction)

3. Enfermer ces clés dans une boite sécurisée, à l'abri du public.

4. Obtenir systématiquement l'accord écrit du ou des propriétaires, a minima par mail, avec les coordonnées précises de la personne qui est autorisée à récupérer le trousseau.

5. Créer un « cahier de circulation des clés » (papier ou numérique) pour contrôler les mouvements de clés, imposant le contrôle de l'identité et la signature de toute personne étrangère à l'agence qui souhaite utiliser les clés dont vous êtes dépositaires, ainsi que l'interdiction d'en faire un double.

5. Le propriétaire (ou son représentant) doit, de la même façon, signer ce « cahier de circulation ».

6. Le collaborateur de l'agence présent lors du retour des clés doit noter sur le cahier de circulation la date et l'heure du retour du trousseau et signer.

Copilot

7. Gérer les clés non récupérées par les clients, en procédant à leur destruction après rappels écrits auprès de leurs propriétaires.

Si un collaborateur de l'agence a pris des clés afin d'effectuer une visite, il est très facile de le contrôler en vérifiant le bon de visite préalablement rempli.

Et si c'étaient les clés de votre propre logement, quelles seraient vos exigences en la matière ?

Soyez aussi prudent et vigilant que si c'était les vôtres.

A vos ventes !

Retrouvez nous sur : www.nexialim.fr

Photo | Rozenn Chapron, Copilot

#Mandat de vente

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