Tout savoir sur le RGPD et les professionnels de l’immobilier

Le règlement général sur la protection des données, plus simplement appelé RGPD : quel professionnel de l’immobilier n’en a jamais entendu parler, sans forcément savoir ce que cela représente exactement ? Pour certains agents ou autres acteurs de l'immobilier, on a parfois du mal à savoir ce qu’il faut faire afin d’être en conformité avec ces directives. Pourtant, plus que jamais, le professionnel de l’immobilier est concerné par le RGPD et doit impérativement s’adapter et se conformer.

L’importance du délégué à la protection des données (DPO)

La commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) encourage chaque entreprise à nommer un délégué à la protection des données. En Anglais, il s’agit du Data Protection Officier (DPO). Toutefois, comme les agences immobilières n’ont pas forcément l’habitude de manipuler des données sensibles, la nomination du DPO reste facultative, même si elle est fortement recommandée. Quand il est nommé, le DPO est la personne référente de l’agence immobilière en matière de données et de RGPD. Naturellement, le DPO devient donc l’interlocuteur entre l’agence et la CNIL. Il est aussi possible que le DPO soit commun à plusieurs agences.

Informer les clients de leurs droits

Avec le RGPD, les clients des agences immobilières profitent de plusieurs droits qu’il est essentiel de connaître. Les professionnels ont une obligation de transparence en les informant dès le début de la relation, des données que l’agence est susceptible de recueillir. Pour tout recueil de données qui les concernent, leur consentement doit être explicitement donné. En outre, les clients doivent pouvoir exercer leurs droits d’accès, de rectification, de modification, de portabilité et de retrait du consentement.

Un registre de l’utilisation des données

Il est important de dresser un état des lieux de données collectées et traitées dans chaque agence, ainsi que la façon dont elles sont employées. Les données clients sont bien entendu concernées, mais celles des employés et des collaborateurs en font aussi partie. En cas de contrôle, l’ensemble de ces données sont rassemblées dans un registre qui est actualisé et qui se tient à disposition de la CNIL.

Ne pas oublier les données des prestataires

En complément de ce registre de l’utilisation des données, il est important aussi de lister les prestataires de l’agence immobilière qui utilisent des données personnelles. En tant que professionnels, vous devez bien vérifier que vos prestataires soient conformes au RGPD, en particulier en ce qui concerne les logiciels professionnels qui sont mis à votre disposition ou bien le site internet qu’ils ont conçu et qu’ils hébergent pour vous. N’oubliez pas aussi de mettre à jour les documents contractuels que vous avez établis avec les prestataires de votre agence. L’engagement RGPD des deux parties doit y figurer.

Les délais légaux de conservation des données

En tant que professionnels de l’immobilier, vous devez, aussi, connaître et appliquer les règles en matière de conservation des données. En effet, au bout de trois ans après la fin de toute relation commerciale, les données doivent être effacées. De plus, toutes les données doivent être supprimées au bout de cinq ans après leur collecte. Bien entendu, cela implique non seulement les clients mais aussi les collaborateurs, y compris les données transmises à votre agence quand vous recevez des candidatures.

Une clause RGPD dans vos contrats

Dans les activités de votre agence immobilière, la mise en application la RGPD implique d’adapter les documents que vous utilisez. Une clause RGPD doit donc être inclue dans vos contrats de travail et votre règlement intérieur. Au sein de cette clause, il doit être clairement indiqué à l’ensemble de vos équipes et de vos collaborateurs les obligations à respecter dans le cadre de cette nouvelle réglementation. Aussi, au sein de votre agence immobilière, il est essentiel de communiquer auprès de vos collaborateurs et de les sensibiliser au sujet du RGPD et de sa mise en œuvre. Enfin, la clause RGPD doit figurer dans les contrats que vous établissez auprès de vos clients. Il en va également ainsi pour les contrats que vous rédigez avec les mandataires. Pour cela, il vous est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé dans la création des contrats immobiliers.

Anticiper les fuites de données

Un dernier conseil : au cas où une fuite de données traitées par votre agence serait un jour constatée, mieux vaut anticiper. La CNIL doit alors être avertie et prévenue sous 72 heures. Aussi, il faut prévenir le plus tôt possible les personnes concernées par cette violation de données. Cela est une raison de plus de maintenir le registre de données à jour.

Pour respecter le RGPD au sein de votre agence immobilière, il est donc indispensable de diagnostiquer, avec précision, l’utilisation des données dans vos activités. Pour cela, il faut de l’adaptation dans les pratiques, de la prévoyance et une bonne communication. Chaque professionnel peut s’appuyer sur les outils que la CNIL met à disposition, notamment à travers des guides.